Bezpieczny Kanał Sygnalisty

PROCEDURA ZGŁOSZEŃ WEWNĘTRZNYCH

w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim

§ 1

1. Ilekroć w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych zwanej dalej „Procedurą”, jest mowa o:

1) Dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowie Wielkopolskim lub w razie jego nieobecności Z-cę Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowie Wielkopolskim

2) Pracodawcy – należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wielkopolskim

3) Podmiocie prawnym - należy przez to rozumieć Powiatowy Urząd Pracy w Ostrowie Wielkopolskim 

4) Komisji ds. Naruszeń – należy przez to rozumieć Komisję powołaną Zarządzeniem Dyrektora na podstawie przepisów ustawy o ochronie sygnalistów, do której zadań należy w szczególności przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych oraz ich weryfikacja, kontaktowanie się z sygnalistą oraz podejmowanie działań następczych;

5) działaniu następczym - należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Komisję ds. Naruszeń w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych lub procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych;

6) działaniu odwetowym –- należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

7) informacji zwrotnej - należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

8) kontekście związanym z pracą - należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

9) informacji na temat naruszeń – należy przez to rozumieć dowody potwierdzające faktyczne naruszenia, jak również uzasadnione podejrzenia co do potencjalnych naruszeń, których jeszcze nie popełniono;

10) naruszeniu – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,

11) osobie dokonującej zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną lub prawną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z pracą;

12) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

13) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

14) osobie powiązanej z sygnalistą - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny;

15) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne zgłoszenie przekazanie informacji na temat naruszenia, do którego doszło lub może dojść wewnątrz podmiotu prawnego/pracodawcy, gdzie osoba zgłaszająca pracuje lub pracowała, lub w innej organizacji, z którą utrzymuje lub utrzymywała kontakt w kontekście wykonywanej pracy;

16) zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;

17) sygnaliście - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą wskazaną w art. 4 ustawy o ochronie sygnalistów.

 

§ 2

1. Celem Procedury jest:

1) stworzenie w Powiatowym Urzędzie Pracy w Ostrowie Wielkopolskim kompleksowej regulacji problematyki ujawniania przypadków nieprawidłowości oraz ochrony osób dokonujących zgłoszeń w związku ustawą z dnia 14 czerwca 2024r. o ochronie sygnalistów;

2) ochrona osób zgłaszających przypadki naruszeń;

3) ochrona Pracodawcy poprzez wczesne wykrycie i usunięcie zgłoszonych przypadków naruszeń.

2. Procedura zapewnia warunki organizacyjne i techniczne do:

1) poufnego dokonywania zgłoszeń;

2) rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania zgłoszeń;

3) ochrony osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi powiązanych oraz osób pomagających w zgłoszeniu.

 

§ 3

Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia mające kontekst związany z pracą dotyczące w szczególności:

1) korupcji;

2) zamówień publicznych;

3) usług, produktów i rynków finansowych;

4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

6) bezpieczeństwa transportu;

7) ochrony środowiska;

8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

9) bezpieczeństwa żywności i pasz;

10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;

11) zdrowia publicznego;

12) ochrony konsumentów;

13) ochrony prywatności i danych osobowych;

14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

15) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;

17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

 

§ 4

1. Dyrektor zapewnia zasoby niezbędne do realizacji zadań wynikających z Procedury oraz aktywnie uczestniczy w realizacji Procedury, w szczególności poprzez:

1) osobiste zaangażowanie w rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom;

2) promowanie kultury organizacyjnej opartej na przeciwdziałaniu naruszeniom;

3) zapewnienie zasobów: finansowych, organizacyjnych i kadrowych umożliwiających rozwój systemu przeciwdziałania naruszeniom

2. Dyrektor sprawuje bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania naruszeniom, w szczególności poprzez:

1) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników;

2) zgłaszanie naruszeń właściwym organom.

3. Komisja ds. Naruszeń realizuje zadania zapewniające sprawne funkcjonowanie systemu przeciwdziałania naruszeń, w szczególności poprzez:

1) przyjmowanie zgłoszeń,

2) weryfikację zgłoszeń,

3) komunikację z osobą dokonującą zgłoszenia, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej,

4) podejmowanie działań następczych mających na celu zapobieganie naruszeniom i naprawę następstw będących skutkami naruszeń;

5) opiniowanie i doradzanie w zakresie działań naprawczych możliwych do podjęcia przez podmiot prawny/pracodawcę;

6) prowadzenie Rejestru Zgłoszeń Wewnętrznych;

7) w uzasadnionych przypadkach, powoływanie zespołów ekspertów lub specjalistów, których skład umożliwi kompleksowe wyjaśnienie sprawy;

8) zapewnienie poufności i ochrona tożsamości osób dokonujących zgłoszenia oraz innych osób wskazanych w zgłoszeniu lub występujących w toku podejmowanych działań następczych,

4. Pracownicy Powiatowego Urzędu Pracy w Ostrowie Wielkopolskim, w szczególności:

1) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;

2) informują bezpośredniego przełożonego o potencjalnych ryzykach w realizowanych zadaniach;

3) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone naruszenia;

4) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;

 

§ 5

1. Do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz komunikowania się z sygnalistą , a także do przetwarzania danych osobowych osób zgłaszających naruszenia, osób, których dotyczy zgłoszenie oraz innych osób, których dane są przetwarzane w związku z realizacją Procedury Zgłoszeń Wewnętrznych upoważnieni są wyłącznie wyznaczeni zarządzeniem Dyrektora pracownicy Komisji ds. Naruszeń, którzy posiadają stosowne pisemne upoważnienia do przetwarzania danych osobowych.

2. Osoby upoważnione są obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały tę pracę.

3. Zasady ochrony danych sygnalisty oraz innych osób których dane są przetwarzane w związku z rozpatrywaniem zgłoszenia i podejmowaniem działań następczych stanowią załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.

 

§ 6

1. Zgłoszenie może być ustne lub pisemne.

2. Zgłoszenie ustne może być dokonywane:

1) telefonicznie na numer telefonu 500113531 w godzinach od 8:00 do 15:00;

lub

2) osobiście u członka Komisji ds. Naruszeń Ostrów Wielkopolski, ul. Wolności 29a, I piętro, pokój 110, w godzinach od 8:00 do 15:00

3. Zgłoszenie pisemne może być dokonane:

3.1.  w postaci papierowej za pomocą listu nadanego u operatora pocztowego lub bezpośrednio złożone u członka Komisji ds. Naruszeń Ostrów Wielkopolski, ul. Wolności 29a, I piętro, pokój 110. Zgłoszenie powinno być złożone w zamkniętej kopercie oznaczonej: „zgłoszenie do Komisji ds. Naruszeń”

3.2.elektronicznie za pośrednictwem aplikacji Bezpieczny Kanał Sygnalisty dostępnej na stronie internetowej  ostrowwielkopolski.praca.gov.pl w zakładce zgłaszanie nieprawidłowości lub bezpośrednio pod adresem https://sygnalista.pupostrow.pl/ .lub na email zn@pupostrow.pl

4. Procedura zgłoszeń oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.

5. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenie, pozostawia się bez rozpatrzenia. Pracodawca nie rozpatruje zgłoszeń anonimowych w ramach niniejszej Procedury.

6. Ze zgłoszenia, o którym mowa w ust. 2 pkt. 2 pracownik członek Komisji ds. Naruszeń  sporządza protokół przyjęcia zgłoszenia.

 

§ 7

1. Zgłoszenie o naruszeniu powinno zawierać w szczególności:

1) dane osoby zgłaszającej, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

2) datę i miejsce sporządzenia;

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa, tj.: imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;

4) opis naruszenia oraz jego datę,

5) wskazanie dowodów lub/i świadków o ile występują.

2. Zgłoszenie w miarę możliwości winno być złożone na formularzu. Wzór formularza zgłoszenia stanowi załącznik nr 1 do niniejszej Procedury.

 

§ 8

1. Zgłoszenia, o których mowa w § 6, rejestrowane są przez członków Komisji ds. Naruszeń w Rejestrze Zgłoszeń Wewnętrznych, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.

2. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest w sposób wyłączający możliwość dostępu do niego osób

innych niż członkowie Komisji ds. Naruszeń.

 

§ 9

1. Członek Komisji ds. Naruszeń, który przyjął zgłoszenie, w terminie 7 dni wysyła potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia po wstępnej weryfikacji zgłoszenia, chyba że osoba składająca zgłoszenie nie podała adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie. Wzór potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia stanowi załącznik nr 3 do niniejszej Procedury.

2. Zgłoszenia traktowane są z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu obowiązuje zasada bezstronności i obiektywizmu.

3. Podczas rozpatrywania zgłoszeń wszyscy uczestnicy postępowania są zobowiązani do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych,  bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.

4. Członkowie Komisji ds. Naruszeń dokonują szczegółowej weryfikacji zgłoszenia, a następnie decydują o dalszych działaniach następczych.

5. Działania następcze prowadzone są bez zbędnej zwłoki i z należytą starannością.

6. Osobie zgłaszającej naruszenie przekazywana jest informacja zwrotna dotycząca podjętych działań następczych.

7. Maksymalny termin na przekazanie osobie zgłaszającej naruszenie informacji zwrotnej, nie może przekraczać 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1 - 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną;

8. Ewidencja działań następczych prowadzona jest w rejestrze, o którym mowa w §7, w sposób wyłączający możliwość dostępu do niego osób innych niż członkowie Komisji ds. Naruszeń.

 

§ 10

W wyniku przeprowadzonych działań następczych zgłoszenie może zostać uznane za:

1) zasadne i wówczas podejmowane są działania naprawcze lub zawiadamia się właściwe organy ścigania;

2) bezzasadne (nieznajdujące potwierdzenia) i wówczas oddala się zgłoszenie.

 

§ 11

1. Wprowadza się bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób udzielających pomocy w dokonaniu zgłoszenia. Pracodawca zapewnia ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi, a także przed szykanami, dyskryminacją i innymi formami wykluczenia lub nękania przez innych pracowników

2. Zapewniając ochronę, o której mowa w ust. 1, pracodawca w szczególności:

1) podejmuje działania gwarantujące poszanowanie zasady poufności i ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu,

2) monitoruje sytuację kadrową osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby udzielającej pomocy w dokonaniu zgłoszenia.

3. W przypadku stwierdzenia lub podejrzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji prawnej lub faktycznej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osoby udzielającej pomocy w dokonaniu zgłoszenia Pracodawca podejmuje czynności celem zatrzymania tych działań.

 

§ 12

1.Istnieje możliwość dokonywania zgłoszeń zewnętrznych, również bez uprzedniego wcześniejszego dokonania zgłoszenia wewnętrznego

2. Organem centralnym przyjmującym zgłoszenia zewnętrzne jest Rzecznik Praw Obywatelskich

 

§ 13

1. Pracodawca zapoznaje pracownika oraz osoby zatrudnione z treścią niniejszej Procedury przed dopuszczeniem go do pracy.

2. Pracownik potwierdza zapoznanie się z niniejszą Procedurą podpisując stosowne Oświadczenie. Wzór świadczenia stanowi załącznik nr 4 do niniejszej Procedury.

 

 

§ 14

Przepisy Procedury podlegają przeglądowi i weryfikacji nie rzadziej niż raz na trzy lata.

 

Załącznik:

1. Zgłoszenie o naruszeniu:

 

 

....................................

(miejscowość, data)

.................................................................................

(oznaczenie osoby zgłaszającej – imię i nazwisko

…………………………………………………………………………………………………………………………….

(adres na który należy wysłać powiadomienie o przyjęciu zgłoszenia( dobrowolnie)

 

ZŁOSZENIE O NARUSZENIU

…………………………………………………………………………..

( wskazanie podmiotu np. jst , jednostki organizacyjnej itd. )

Niniejszym zgłaszam naruszenie prawa w kontekście związanym z pracą.

Osoba, której dotyczy zgłoszenie ………………………………………………….

(należy wskazać osobę która dopuściła się naruszenia prawa )

Naruszenie polegało na ..................... …………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………..

………………………………………………………………………………………………..

( należy wskazać jakie naruszenie/naruszenia są zgłaszane, opisać wszystkie okoliczności,

które miały miejsce).

Naruszenie miało miejsce w .......................................................................................

(należy podać miejsce)

Naruszenie miało miejsce w dniu ..............................................................................

(należy wskazać datę ale nie dotyczy, jeżeli do naruszenia jeszcze nie doszło, lecz istnieje

prawdopodobieństwo, że dojdzie).

Wskazanie dowodów potwierdzających przedstawione zgłoszenia

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………….

(należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje takimi dowodami).

Wskazanie świadków naruszenia (należy wypełnić, jeżeli zgłaszający dysponuje

informacjami co do świadków).

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………

Czy zgłaszający zwraca się z prośbą aby zorganizować spotkanie z osobą, która u

pracodawcy rozpatruje zgłoszenie i prowadzi postępowania wyjaśniające ?

TAK/NIE.

W przypadku wybrania odpowiedzi TAK, po wstępnej weryfikacji zgłoszenia czy zgłoszenie

dotyczy informacji o naruszeniu prawa, spotkanie będzie zorganizowane niezwłocznie nie

później niż w terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia, pod warunkiem, że zgłaszający podał

dane kontaktowe.

Status osoby zgłaszającej naruszenie (należy pokreślić właściwe):

1) pracownik;

2) były pracownik;

3) osoba ubiegająca się o zatrudnienie;

4) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie

umowy cywilnoprawnej;

5) przedsiębiorca;

6) Wykonawca

7) podwykonawca

8) stażysta;

9) wolontariusz;

10) Pracownik tymczasowy

11) Praktykant

12) Inny …………………………………………………………………………..

Osoba zgłaszająca naruszenie może wyrazić zgodę na ujawnienie jej tożsamości.

W przypadku nie wyrażenia zgody tożsamość osoby zgłaszającej jest chroniona i wszelkie jej dane zachowywane są przez członków Komisji ds.,. Naruszeń w poufności. Dane mogą być ujawnione wyłącznie na zasadach wynikających z art. 8 ust. 2 i 3 ustawy o ochronie sygnalistów.

Wyrażam zgodę na ujawnienie mojej tożsamości.

TAK/NIE (niepotrzebne skreślić)

Oświadczam iż dokonuję przedmiotowego zgłoszenia o wystąpieniu naruszenia prawa w

dobrej wierze.

 

 

..................................................

(data i podpis Zgłaszającego)